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JET DMS Dokumentenmanagement

Mehr Überblick. Höhere Effizienz. Reibungslosere Abläufe.

JET DMS Dokumentenmanagement ist ein branchenunabhängiges Instrument, das im Bereich des Dokumentenmanagements Funktionen wie die Dokumentenerstellung, Bearbeitung, Ablage, Weiterleitung, Suche, Terminüberprüfung, Statistik und Status miteinander verbindet.

Der Grundgedanke für die elektronische Ablage mit JET DMS Dokumentenmanagement ist die Notwendigkeit, der immer größeren Anzahl an Schriftstücken Rechnung zu tragen und ein System zu schaffen, das Dokumente auf einfache Art und Weise einen bestimmten Bearbeitungsweg durchlaufen lässt, gleichzeitig eine sichere Ablage und im Bedarfsfall schnelles Auffinden gewährleistet.

JET DMS Dokumentenmanagement stellt durch seine einfache Bedienbarkeit bei gleichzeitiger Flexibilität einen neuen Weg dar, Informationen rasch und überschaubar zu verteilen, zu archivieren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und einfach zu verwalten.

Die grafische Benutzeroberfläche ist jedem Anwender, der mit Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten befasst ist, hinsichtlich Bedienung und Auswahl der Funktionen vertraut, wodurch kein besonderer Lernaufwand zur Benutzung von JET DMS Dokumentenmanagement notwendig ist.

Die Skalierbarkeit reicht vom einfachen Postein- bzw. Postausgangsbuch über normales Dokumentenmanagement bis hin zum Workflow mit automatischem Import von Massendaten. Ein spezielles sehr leistungsstarkes Scanmodul lässt auch für den Bereich von Document-Imaging keinen Wunsch offen.

Belegverwaltung

JET DMS bietet eine Reihe von Möglichkeiten Ihre Büroumgebung effizienter und effektiver zu gestalten. Scannen von Schriftstücken, diese am Bildschirm anzeigen, Anmerkungen dazu speichern, etc. sind Funktionen, die JET DMS in seiner Grundform auf Knopfdruck für Sie erledigt. Umfassende Recherchemöglichkeiten gewährleisten das problemlose Auffinden und verhindern den Verlust von Dokumenten. Beispiele:

• Bestellungen, technische Dokumentationen, abteilungsspezifische Dokumente, etc.:
  Sie haben alle Dokumente, die über eine Barcodenummer identifiziert werden, bei Rückfragen in sekundenschnelle am Bildschirm
• Eingangsrechnungen: Verlinkung des gescannten Beleges mit Ihrer Finanzbuchhaltung automatisch über Barcode. Aufruf des gescannten Beleges per Mausklick!

Aktenverwaltung

Unterschiedliche Dokumente werden zu Akten zusammengefasst. Diese können nach verschiedensten Kriterien gebildet werden, wobei ein- und dasselbe Schriftstück in mehreren Akten abgelegt sein kann. Mit sehr einfachen und individuellen Anpassungen können bei Bedarf gewünschte Ablagestrukturen geschaffen werden. Beispiele:

• Vertragsverwaltung: Versionsführung von Vertragsentwürfen mit Kommentaren und Beschlagwortung
• Kundenakte - Kauf- oder Wartungsverträge mit gesamtem Schriftverkehr, technische Anlagen und andere Service-orientierte Informationen
• Personalakte: Bewerbungsunterlagen, Aus- und Weiterbildung
• Projektakte: von der technischen Kalkulation, Offerten bis hin zu den Ausgangspapieren

Workflow

JET DMS Workflow bietet die Möglichkeit, Dokumente auf einfache Art und Weise einen vorgegebenen oder ad hoc Bearbeitungsweg durchlaufen zu lassen. Akte oder Teile eines Aktes, wie z.B. Office Dokumente, gescannte Informationen, Mails, Faxe, etc. können einzelnen Personen oder Personengruppen automatisch und termingerecht zugestellt werden. Die Bearbeitung, wie Kommentierung, Freigabe, Signierung, etc. erfolgt ganz einfach per Mausklick. Beispiele:

• Posteingang: Beschlagwortung, Verteilung über einen Workflow mit autom. Generierung von Bearbeitungsstufen
• Reklamationen: ein professionelles Reklamationsmanagement ist Dienst am Kunden!
  Mit JET DMS wird sichergestellt, dass alle Reklamationen bearbeitet werden, evident gehalten werden und Ihr Kunde informiert wird.
• Interne Rechnungsprüfung und –freigabe: Durch die Einbindung der internen Rechnungsprüfung in einen Workflow wird ein Quantensprung an Komfort und Effizienz erreicht. Darüber hinaus, wird der Freigabe-Vorgang dadurch beträchtlich beschleunigt und Skonti können besser ausgenutzt werden.